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政策指南

华中农业大学举办国际会议管理办法(修订)

发布日期:2016-12-14
 

第一章  总 则

第一条 为进一步规范管理由我校举办的各类国际会议,根据中共中央办公厅、国务院办公厅、教育部的相关文件以及财政部《在华举办国际会议经费管理办法》(财行〔2015371号)和《华中农业大学会议费管理办法》(校发〔2016141号)精神,结合学校实际,特制定本办法。

第二条 本办法适用的国际会议包括以华中农业大学或学校各二级单位名义在我国境内(不含港澳台)举办(包括主办、合办、申办、承办、协办,下同)的、有国外代表出席的学术会议、论坛、研讨会、报告会和交流会等。

第三条 举办国际会议应符合我国的根本利益和国情,符合我国外交全局和对外工作的实际需要,坚持以我为主,为我所用,目的明确。严密防范有的国家以举办或参加国际会议为名对我国进行意识形态渗透和情报工作。

第四条 对于有利于促进我国教育、科学事业发展,有利于提高我国国际声望和维护国家利益,按照国际组织要求规定我国有义务举办的国际会议,以及确有较高专业水平的自然科学技术领域的学术性国际会议,可以积极举办。对于一般意义的国际会议,以及依照有关规定不宜举办的国际会议,不宜举办。依照有关规定不得举办的国际会议,不得举办。

第五条 在华举办国际会议应遵循以下原则:

(一)强化预算,厉行节约。会议举办单位应当明确会议经费来源,科学、规范、合理地申报和编制国际会议经费预算,并本着“勤俭办外事”的原则,严格控制会议数量、规格,努力压缩会议规模。

(二)符合惯例,规范管理。会议举办单位应当根据国际惯例对等接待外方参会人员,明确责任,规范管理,不为会议代表配备生活用品,不组织公款游览、参观等。

(三)单独核算,专款专用。国际会议经费应纳入学校财务统一管理,单独核算。举办正式代表在300人以上的国际会议,举办单位应设立临时财务机构;举办其他国际会议,也应配备专门的财务人员。

(四)加强监督,注重绩效。会议举办单位应当主动配合监督检查工作,认真执行各项费用开支标准,提高资金使用效益,力求会风简朴,务实高效。

第六条 除特殊情况报经批准外,国际会议工作人员人数须控制在会议正式代表人数的10%以内,驻会工作人员不得超过会议工作人员的50%

第二章  会议类型

第七条 重大国际会议

(一)外宾人数在300人以上或者会议总人数在800人以上的自然科学技术专业领域的国际会议,以及外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的其他领域国际会议。

(二)邀请外国政府正部长及以上官员或前国家元首、政府首脑出席的国际会议;邀请我国党和国家领导人、全国人大、全国政协、最高人民法院和最高人民检察院的领导同志出席的国际会议。

(三)事关我国核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题的国际会议。

(四)联合国下属机构和各专门机构的大会和特别会议。

(五)联合国系统以外的政府间和非政府间重要国际组织的大会和特别会议。

第八条 一般国际会议

不涉及敏感政治问题、外宾人数在300人以下或者会议总人数800人以下的自然科学技术专业领域的国际会议,以及外宾人数在100人以下或会议总人数在400人以下的其他领域国际会议。

第九条 双边会议

因校际之间合作、项目合作等需要就某一主题召开的讨论会或研讨会,会议主要参加人员在50人左右的会议。

第三章  预报、立项和统计

第十条 学校各单位应加强举办国际会议的前期调研工作,认真及时地制订下一年度拟申办和举办国际会议的年度计划。

(一)重大国际会议,需经教育部审核后报请国务院审批。应于拟对外宣布或承诺的前一年的915日前填写《拟申办及举办国际会议计划表》,经国际合作与交流处报教育部审批。

(二)一般国际会议,需报教育部审批。上半年会议应于前一年915日前、下半年会议应于当年225日前填写《拟申办及举办国际会议计划表》,经国际合作与交流处报教育部审批。

(三)双边会议,需至少在开会前3个月填写《拟申办及举办国际会议计划表》,经国际合作与交流处报校领导审批。

第十一条 各单位应于每年120日之前填写《完成在华举办国际学术会议情况统计表》,将前一年在华举办国际会议情况汇总,提交国际合作与交流处。

第四章  报批程序

第十二条 举办国际会议必须一事一报。各单位须按照《在华举办国际会议书面请示文件的内容要求》准备请示材料,经国际合作与交流处报校领导和教育部审批。

第十三条 需报请国务院审批的重大国际会议,必须在对外宣布前5个月将《华中农业大学举办国际学术会议申报表》和书面请示送达国际合作与交流处;需教育部审批的一般国际会议,必须在对外宣布前4个月将《华中农业大学举办国际学术会议申报表》和书面请示送达国际合作与交流处;需要学校审批的双边会议,必须在开会前3个月将《华中农业大学举办国际学术会议申报表》和书面请示送达国际合作与交流处。未预报的会议原则上不予受理。

第十四条 重大国际会议和一般国际会议,由国际合作与交流处审核后,报主管校领导同意,行文上报分管部门,分管部门审批后,下达会议批复。

第十五条 双边会议,由国际合作与交流处审核后,报主管校领导审批,下达会议批复。

第十六条 各单位原则上不得实行固定年会或与外方轮流开会机制,不得在同一时间或短时间内举办主题相同或类似的国际会议,无实质内容的国际会议一律不得举办。各单位应当严格控制邀请外宾的规模和规格,未经批准,不得擅自邀请或对外协商邀请重要外宾来访。

第五章  会议组织管理

第十七条 会议承办单位为国际会议的责任人,负责会议的总体管理协调和外籍人员的前期手续准备、行程安排、接待、突发事件处理和后期联系等工作。

第十八条 国际会议获批后,会议承办单位应及时将大会方案和议程等报国际合作与交流处审核,并在国际合作与交流处的指导和协助下做好外籍专家邀请和大会执行的各项工作。

第十九条 对于来校报告和学术交流的外籍专家,会议承办单位应在引智系统进行项目执行登记和备案;涉及到外宾接待的,应在引智系统进行外事接待登记和审批。

第二十条 在会议结束后1个月内,各承办单位应提交《在华举办国际会议总结表》,并根据《国际学术动态》撰稿要求撰写稿件,连同专家信息、经费开支情况和会议精选照片等一同报送至国际合作与交流处。

第六章  会议经费管理

第二十一条 在华举办国际会议取得的各项收入,包括会议注册费、国际组织专项资助、中央财政拨款、赞助或广告等其他收入,必须纳入学校统一预算管理,专款专用,超支不补,结余收回。

第二十二条 在华举办国际会议得到的赞助物资及会议期间购买的办公用品、消耗材料等应严格管理。财产物资的取得、保管、领用要有严格的报批程序,指派专人负责,并在会议结束后3个月内按学校有关规定进行处理。

第二十三条 国际会议的支出范围包括:场地租金、同声传译设备和办公设备租金、宴请费用、交通费用、工作人员食宿费用、志愿人员费用、翻译费用以及其他会务费用。

第二十四条 国际会议的支出项目和标准如下:

(一)会议正式代表场地租金的人均定额标准为每天150元。

(二)会议正式代表同声传译设备和办公设备租金的人均定额标准为每天100元。同声传译人员口译定额标准为:使用联合国官方语言的同声传译人员,每人每天5000;使用联合国官方语言以外的其他语种同声传译人员,每人每天6000元。笔译费用定额标准为每千字200元。对于境外同声传译人员,我方只承担同声传译人员乘坐经济舱的国际旅费,据实结算,但不承担同声传译人员的食宿、交通等费用。

(三)会议期间可安排一次宴请,会议正式代表人均定额标准(含酒水及服务费用)180 元。

(四)会议期间工作人员食宿费用定额标准为每人每天450元。

(五)会议期间志愿人员确因工作需要不能按时用餐的,用餐或发放误餐补贴的定额标准为每人每天100 元。志愿人员原则上不安排住宿。

(六)租用车辆安排会议代表往返驻地与会场,租金开支标准为:大巴士(25座以上)每辆每天1500元,中巴士(25座及以下)每辆每天1000元,小轿车(5座及以下)每辆每天800元。

(七)会议如有注册费收入,中方可承担国际组织官员及秘书处人员会议期间的食宿费用。

(八)其他会务费用实行综合定额控制,会议正式代表人均支出标准为每天100元,开支范围包括:办公用品、消耗材料购置费用,会议文件印刷、会议代表及工作人员的制证费用等。上述各项费用之间可以调剂使用,在综合定额控制内据实报销。

(九)其他经财政部批准的支出。

第二十五条 各单位应当遵循国际惯例,从严从紧控制经费支出。除外方特邀代表或存在外交对等接待的情况外,不得承担会议代表往返国际国内旅费(包括往返机场的交通费)及食宿费用,不得承担额外的义务,要厉行节约、讲求实效。

第二十六条 申请中央财政拨款的国际会议,未经拨款部委同意,一律不准购买设备。且除会议场地、会议必要设备(不含消耗材料支出)外,承办单位不得擅自对外承诺提供任何免费服务。

第二十七条 国际会议结束后,中央财政拨款经费如有结余,按照财政部结转和结余资金管理的有关规定执行。

第二十八条 会议所有支出必须经会议承办单位负责人签字同意方能报销。所有支出协议必须经学校审核,由会议承办单位负责人签署。

第二十九条 各单位在会议结束后应当及时汇总各项资料和票据,一次性办理报销手续。会议费报销应提供以下资料:

(一)会议通知(包含会议议程);

(二)华中农业大学举办国际学术会议申报表;

(三)实际参会人员签到表(如无法提供签到表,可提供参会人员名单、联系方式);

(四)会议费用支出明细表;

(五)发票、原始单据、委托协议(合同)等相关资料。

第七章  监督检查

第三十条 各单位应当按照预算绩效管理要求,编制绩效计划,设定绩效目标,提高会议和资金安排的科学合理性,提高财政资金使用效益。各单位应主动配合国际合作与交流处、计财处、审计处等对国际会议运行和经费使用情况的监督检查,并认真落实检查意见。

第三十一条 对擅自改变国际会议资金用途、以虚报、冒领等手段骗取国际会议经费、违规扩大支出范围、或超过支出标准、违规报销与国际会议无关费用、挪用、截留、侵占国际会议经费及其他违反国际会议管理相关规定的,一经发现,将上报学校追究会议举办单位和相关人员的责任,并按学校规定给予党政处分;涉嫌违法的,移交司法机关依法处理。

第八章  附 则

第三十二条 在外交对等接待等情况下承担会议代表往返国际国内旅费(包括往返机场的交通费)及食宿费用的,各项开支标准不得超出《华中农业大学会议费管理办法》(校发〔2016141号)相关规定。

第三十三条 本办法自印发之日起实施,由国际合作与交流处、计财处负责解释,原《华中农业大学举办国际会议管理办法》(校发〔201287号)同时废止。

附件1:华中农业大学举办国际会议管理办法(修订)

附件2:《拟申办及举办国际会议计划表》

附件3:《完成在华举办国际学术会议情况统计表》

       附件4:《华中农业大学举办国际学术会议申报表》

       附件5:《申报国际学术会议请示文件的内容要求》

       附件6:《在华举办国际会议总结表》

       附件7:《国际学术动态撰稿要求参考》