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涉外协议

华中农业大学合同管理办法(修订)

发布日期:2017-03-16

华中农业大学合同管理办法(修订)(校发(2016)253号)

 

 第一章 总则

 

   第一条  为进一步规范学校合同管理,防范合同风险,维护学校合法权益,促进学校各项事业健康发展,依据《中华人民共和国合同法》、《教育部直属高校经济活动内部控制指南》(试行)等法规制度,结合学校实际,制定本办法。

 

第二条 本办法所称合同,是指以学校名义与其他自然人、法人或者其他组织订立的、明确双方民事权利义务关系的书面协议。

 

第三条 签订合同,必须遵守国家法律、法规,坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则,符合学校的相关规定,维护学校的正当权益,任何单位和个人不得利用学校合同损害学校利益。

 

第四条 学校合同管理实行统一领导、分级分类管理、各负其责的原则。

 

第五条 合同应当以书面形式订立,并符合学校财务报销有关规定。

 

第六条 本办法适用于学校法定代表人或其授权的代理人对外签署的书面合同。

 

本办法中的“承办单位”是指代表学校负责合同起草、谈判及具体落实所签合同权利义务的部门或单位。

 

 

 

第二章 合同的分级分类管理

 

第七条 为方便有效地管理合同,依据合同的性质和内容,学校将合同分为重大合同和一般合同。学校重大合同主要包括:

 

(一)合作办学合同;

 

(二)以学校资产联合经营的合同;

 

(三)涉及学校形象、名誉的合同;

 

(四)涉外合同;

 

(五)标的额在100万元人民币及以上的合同;

 

(六)学校认为其他应该按重大合同管理的合同。

 

重大合同以外的合同为一般合同。签订重大合同必须经学校的合同法律顾问审查把关,以确保学校的权益得到法律保护。

 

第八条 学校对合同实行归口管理,根据职能部门的职责范围,划分合同归口管理部门。各归口管理部门明确一名负责人为合同管理责任人,负责本部门所管辖业务的合同管理,具体包括合同的前期指导、论证、内容的全面审查、履行过程的监督检查及合同档案的管理等工作。下列部门和单位对其职责范围内(包括但不限于以下范围)的业务性合同实行归口管理。

 

(一)教务处负责本科教学等合同管理;

 

(二)研究生院负责研究生培养等合同管理;

 

(三)继续教育学院负责成人学历教育和非学历教育培训等合同管理;

 

(四)人事处负责劳动人事、师资培训和人才引进等合同管理;

 

(五)科学技术发展研究院(经营性资产管理办公室)负责科学技术研究、技术开发、技术服务、技术咨询以及知识产权的评估、转让、划转等合同管理;

 

(六)国资设备处负责物资设备采购、国有资产处置等合同管理;

 

(七)基建处负责基本建设规划、勘探、设计、监理、工程承包、工程设备及材料采购等合同管理;

 

(八)后勤管理处负责修缮施工、后勤保障服务等合同管理;

 

(九)保卫处负责消防、安防、技防、校园安保等合同管理;

 

(十)国际合作交流处负责学校与国(境)外的合作与交流等合同管理;

 

(十一)其他职能部门和单位负责职责范围内的合同管理。

 

第九条 学校办公室负责协调合同签署授权委托事宜及公章管理。

 

第十条 承办单位是合同的履行单位,负责合同文本的起草、谈判、拟定、送审、报批及合同履行管理等工作。

 

第十一条 学校审计处聘请合同法律顾问,由法律顾问协助学校起草、修改、审查重大合同,参与重大合同谈判等合同法律事务。

 

第十二条  计划财务处办理结算业务并进行账务处理时应审核合同有关付款条款,按照合同约定付款。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的,财务部门有权拒绝付款,并及时向学校有关负责人报告。

 

第三章 合同的起草及审核

 

第十三条  承办单位负责起草的合同应保证基本条款的完备,一般包括:合同当事人的名称或姓名、注册地址或住址、标的、数量、质量、价款或报酬、支付方式、履行期限、履行地点和方式、违约责任、合同变更和解除、解决争议的方法等内容。

 

起草合同的承办单位应对条款的真实性负责。

 

第十四条 承办单位在草拟合同前应做好可行性调查,严格审查下列事项:

 

(一)审查合同对方的主体资格及资信状况。具体包括:

 

1.合同对方当事人的主体资格(包括名称、资质、营业执照、法人登记证书、经营范围等),重点审查拟定的合同标的是否与营业执照核定的业务(经营)范围一致,营业执照的年限及年检情况;

 

2.合同对方的履约能力和资信情况;

 

3.合同对方签约代表的合法身份,如法定代表人身份证明或法定代表人的授权委托书;

 

4.必要时要求合同对方提供主要的财务报表以及从事相关业务的业绩证明材料。

 

(二)审查合同基本条款的完备情况。

 

(三)审查合同的内容是否与招投标文件或谈判承诺内容一致,是否符合学校规定。

 

(四)必要时要求合同对方就合同的履行提供合法的担保。

 

第十五条 学校一般合同,由承办单位审查后送归口管理部门审核,涉及多个归口管理部门的由各归口管理部门共同审核;各归口管理部门根据本部门业务工作需要制定相应的合同审核办法,并负责对其归口管理的合同进行审核。

 

第十六条 学校重大合同、专业技术或法律关系复杂的合同,由承办单位组织合同各归口管理部门、审计处、计划财务处、学校办公室、专业技术人员和法律顾问对合同进行会审,必要时可聘请校外专家参与相关工作。

 

协商或谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见,承办单位应当予以记录并妥善保存。

 

第十七条 横向科研项目合作合同、基建工程施工合同和修缮工程施工合同,经归口管理部门审核后,由归口管理部门报审计处审签。

 

第十八条 学校合同经承办单位按本办法办理审核程序后,由承办单位持合同审核表向学校办公室申请用印。  

 

第四章 合同的签订

 

第十九条 为规范格式,合同原则上应采用国家有关部门统一制定的格式文本。凡国家规定采用标准合同文本的,必须采用标准文本,没有标准合同文本的,各归口管理部门应分类制定合同示范文本,并报学校法律顾问审核备案。

 

第二十条 合同必须由学校法定代表人或经学校法定代表人授权的代理人签订。

 

校属单位不得签订经济担保合同,未经批准不得签订投资合同和借贷合同。

 

未经授权、超越授权范围以学校名义所签订合同;或以二级单位名义签订合同的,由签署合同的单位或个人承担相应责任及法律后果。

 

第二十一条 学校办公室派专人保管学校公章,国资设备处派专人保管采购合同专用章,并只为经编号、审批及法定代表人或由法定代表人授权的代理人签署的合同文本加盖学校公章或采购合同专用章。

 

第五章 合同的履行

 

第二十二条 承办单位在合同签订生效后,应代表学校依法履行合同,对合同履行情况进行检查和落实。

 

第二十三条 归口管理部门在合同签订生效后,应负责跟踪合同的履行,监督合同相对方履行合同义务,确保合同得到全面履行。

 

第二十四条 合同履行过程中发现有显失公平、条款有误、对方有欺诈行为或对方不履行、不适当履行、迟延履行、部分履行合同约定的义务,已经或可能导致学校利益受损,承办单位应将合同履行情况及时向归口管理部门和学校办公室汇报,并按照规定权限和程序办理合同补充、变更或解除事宜,将损失降到最低。

 

第二十五条 当合同履行出现纠纷时,承办单位应与合同对方进行协商,协商达成一致的签订补充合同;协商无法解决的,应根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。

 

处理合同纠纷时,法定代表人可授权有关单位或个人办理,未经授权任何单位或个人不得向对方做出实质性答复或承诺。

 

第二十六条 学校建立合同履行情况检查、评估制度。每年学校办公室组织归口管理部门定期或不定期对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行检查、分析、评估、验收,对发现合同履行中存在的不足,及时加以改进。

 

第六章 合同的变更

 

第二十七条 合同依法签署后,即具法律效力,未经当事人各方同意,不得变更合同条款和内容。

 

第二十八条 因情势变更、发现有重大误解或显失公平等情形需要变更合同的,经合同各方协商一致,应签订补充合同。

 

第二十九条 补充合同的签订、审核等程序与范围与原合同一致。

 

第七章 合同档案管理

 

第三十条 校属单位应加强合同信息安全保密工作,未经批准,任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家机密、工作秘密或商业秘密。

 

第三十一条 学校所持有的原始合同文本不得少于两份,归口管理部门和承办单位各自留存一份,其他相关部门和单位根据需要留存。

 

第三十二条 合同归口管理部门应当加强合同登记管理,充分利用信息化手段建立合同电子文本,建立合同文本统一分类和连续编号的制度,定期对合同进行统计、分类和归档。

 

第三十三条 合同归口管理部门在合同履行终结或终止后的当年必须将原始合同及相关档案材料送交学校档案馆存档。

 

第三十四条 合同归口管理部门应当明确合同流转、借阅和归还审批程序,建立合同管理责任追究制度,并对合同保管情况进行定期和不定期检查。

 

第八章 责任追究

 

第三十五条 在合同签订或履行过程中有下列情形之一的,学校根据情节轻重给予责任人行政处分:

 

(一)应当签订书面合同而不签订书面合同的;

 

(二)未经授权或超出授权范围签订合同或变更合同的;

 

(三)按规定应经审核而未审核擅自签订合同的;

 

(四)徇私舞弊、玩忽职守、弄虚作假的;

 

(五)未经批准,泄露合同订立与履行过程中涉及的国家机密、工作秘密或商业秘密的。

 

第三十六条 学校单位或个人违反学校相关规定,在签订合同和履行合同中,给学校造成损失的,按相关规定追究责任。

 

第三十七条 归口管理部门不按时归档原始合同及其相关档案材料或因疏于管理造成原始合同及其相关档案材料丢失的,按相关规定追究责任。

 

第九章 附则

 

第三十八条 以华中农业大学资产经营公司名义对外签订的合同参照本办法执行。

 

第三十九条 本办法由审计处负责解释。

 

第四十条 本办法自2017年1月1日起执行,2015年1月1日实施的《华中农业大学合同管理暂行办法》(校发[2014]196号)同时废止。